טיפים למנהלים – הקשיבו למשתמשים

מנהלים ומתכנני מערכות המידע בארגון, מניחים לא אחת, כי הם מודעים לכלל המטרות והצרכים העסקיים של משתמשי המערכת, מכירים מקרוב את צורת עבודתם ולמודי ניסיון בתכנון מערכות דומות. לפיכך, נמנעים מלשלב את משתמשי המערכת באופן פעיל בשלבי התכנון והפיתוח.

הניסיון מלמד, כי שילוב קבוצה מייצגת של משתמשים, לאורך שלבי תכנון ופיתוח המערכת משפר משמעותית את התאמתה למטרותיהם ולצורת עבודתם היומיומית.

ברור, כי אין הכוונה בדברים האמורים, לכך שכל משתמשי המערכת (לעיתים כמה מאות או אלפים) יהיו מעורבים בשלבי התכנון והפיתוח, אלא כי שילוב קבוצה קטנה ומייצגת של משתמשים בתהליך התכנון, ביצוע מבחני שימושיות, במספר נקודות מפתח בפרוייקט וכמובן, מחשבה תמידית על מטרות ומשימות המשתמשים, ישפרו לאין ערוך את איכותה של המערכת וישפיעו לחיוב על תוצאותיה העסקיות.

חשוב לזכור, שלרוב, הערותיהם ודעותיהם של משתמשי המערכת הן עניין סובייקטיבי, שאינו בהכרח מייצג את כלל משתמשי המערכת. מומלץ להתייחס להערות המשתמשים ולדרישותיהם באופן סלקטיבי ומחושב ולהשתמש בדרך זו כאמצעי נוסף לשיפור המערכת ולא כפתרון קסם.