-
סטנדרטיזציה – עושים סדר בבלאגן
היום כבר ברור, מעל לכל ספק, כי שיפור השימושיות (Usability) של ממשק המשתמש, הוא אחד האמצעים החשובים ביותר לייעול תפוקת המשתמשים במערכות פנים ארגוניות ולהגברת הפעילות המסחרית במערכות מקוונות (Online). אמנם, שיפור שימושיות הממשק והטמעת מתודולוגיות תכנון ממוקד משתמש (User-Centered Design) הינם תהליכים מורכבים וארוכי טווח, אולם כנקודת מוצא ניתן לבצע מהלך בעל ערך אסטרטגי רב לחברה- הגדרה עקרונית של כללים וסטנדרטים לכלל ממשקי המשתמש במערכות המידע.
המאמר נכתב על ידי מומחי חווית המשתמש בחברת TZUR – UX Design
מטרתו של תהליך הסטנדרטיזציה, היא להבטיח כי מערכות המידע בארגון מתנהגות ופועלות באופן עקבי ואחיד מנקודת מבטו של המשתמש. סטנדרטיזציה מתחילה בעקביות תפקודית ברמת המערכת הבודדת, ומסתיימת בעקביות תפקודית בסביבת העבודה כולה, הכוללת את כלל המערכות עמן המשתמש בא במגע. בין אם מדובר במערכות פנים ארגוניות (המשמשות את עובדי החברה) ובין אם במערכות מקוונות (אליהן נחשפים לקוחות החברה, ספקים ומבקרים מזדמנים), חשוב להקפיד ולוודא כי המערכות הללו עובדות על פי סטנדרטים ועקרונות שהוגדרו מראש. הסטנדרטים הללו יבטיחו למשתמשים תהליך עקבי וברור במהלך האינטראקציה שלהם עם כל אחת מן המערכות הללו.
מהי סטנדרטיזציה?
סטנדרטיזציה היא הגדרת אופן שימוש (פונקציונאליות) ועיצוב (מראה גראפי) אחידים ועקביים לכל ממשקי מערכות המידע בחברה. תהליך ביצוע סטנדרטיזציה מתייחס לכלל המרכיבים הקשורים לאינטראקציה בין המשתמשים למערכות השונות. כך לדוגמה, תהליך סטנדרטיזציה בסיסי מתייחס להיבטים הבאים:- תהליכי זרימת המידע ואפשרויות הניווט במערכת
- ארכיטקטורת המידע
- מבנה המסכים והמבטים המוצגים למשתמש
- אופן הצגת המידע למשתמש
- צורת הפניה למשתמש (שפת הפניה, הודעות, משובים וכדומה)
- תיוג המידע- כותרות, כפתורים, מונחים מקצועיים
- אופן העבודה עם מקלדת ומקשי הפעלה
- עיצוב גרפי (Look & Feel)
- ממשקים וויזואלים בין מערכות
כלל המערכות הפנימיות בחברה, החל ממערכת ה- CRM וכלה ביישומים קטנים, יהיו שותפות לסטנדרט אחיד במידה זו או אחרת ובאופן דומה יתנהגו כלל המערכות המקוונות. ברור כי אין הכוונה שכל המערכות בארגון יהיו זהות מבחינה תפעולית, כי הרי לכל מערכת תפקיד משלה ומטרות ברורות. יחד עם זאת, ביצוע תהליך סטנדרטיזציה, המבוסס על חשיבה מעמיקה ומתודולוגית, יקבע את מידת התאימות והסטנדרטים בין המערכות הללו.
עד לאחרונה, משימת הסטנדרטיזציה נראתה קשה עד בלתי אפשרית, במיוחד כאשר חלק לא מבוטל מהמערכות בארגון הינן "מוצרי מדף" או מערכות מבוססות Mainframe שאינן גמישות לשינויים. אולם בשנים האחרונות, עקב ההכרה ההולכת וגוברת בחשיבותו של ממשק המשתמש ליעילותן של מערכות המידע, החלו חברות הענק כמו Siebel ו-SAP לעבור למערכות מבוססות WEB, אשר מטבען גמישות לשינויים בממשק המשתמש. יתרה מכך, בתקופה האחרונה, אנו עדים לפיתוחן של טכנולוגיות המאפשרות המרה של מסכי Mainframe למסכי Web מודרניים. שתי המגמות הללו, מאפשרות כיום לכל חברה להגיע לרמה גבוהה של סטנדרטיזציה הן מבחינה פונקציונאלית והן מבחינה וויזואלית.
כיצד מתחילים בתהליך של סטנדרטיזציה?
טרם הפנייה לחברה מקצועית לביצוע סטנדרטיזציה, ניתן להתחיל ביישומם של מספר עקרונות פשוטים, שאינם מצריכים ידע מקצועי נרחב:- מינוי עובד מתוך החברה לתפקיד "אחראי סטנדרטיזציה"- בעל תפקיד כזה ירכז את הסטנדרטים הקיימים בחברה, ויגדיר סטנדרטים חדשים בהתאם לצורך. לאורך הזמן עליו לשאוף לתאימות פנימית מלאה, כדי להימנע מסתירות בהגדרת הסטנדרטים. חשוב שהגורם האחראי על הסטנדרטיזציה יהיה בעל ראיה רחבה שתאפשר לו להתייחס למכלול המערכות בארגון
- בעת רכישה או הטמעה של מערכת מידע חדשה, או שדרוג מערכת קיימת, חשוב לדרוש מחברת ההטמעה להציג את תפיסתה לגבי סטנדרטים הקשורים לממשק המשתמש, ולהקפיד כי המערכת תפותח בתאימות מלאה לסטנדרטים שכבר נקבעו בארגון
- חשוב ליצור מסמך סטנדרטים בסיסי מוקדם ככל שניתן, המבוסס על המצב הקיים בארגון. מסמך זה ישמש כעוגן בעת הטמעת מערכות חדשות או שדרוג מערכות קיימות
ביצוע תהליך מקיף, שיטתי ומדויק של סטנדרטיזציה מחייב שיתוף של חברה מקצועית, בעלת מומחיות וניסיון קודם בביצוע תהליכים מסוג זה. חברה בעלת מומחיות מתאימה תספק לחברה:- מסמך מפורט המציג עקרונות וקווים מנחים המקובלים בעולם (UI Guidelines)
- מסמך סטנדרטיזציה ספציפי לחברה, המותאם לצרכיה הייחודיים ולכלל המערכות הקיימות בארגון (UI Specifications). מסמך זה מקיף את נושא הסטנדרטים על כל היבטיו הרבים והמורכבים, ועשיר בחומרי עזר נלווים: הגדרות מדויקות ומקיפות, תבניות מסך, תרשימים, דוגמאות, אלמנטים, תרשימי זרימה, עצי החלטה, מטריצות בחירות, אינדקס מפורט, מילון מונחים ועוד
- "ארגז כלים" שלם, הכולל בנוסף למסמך הסטנדרטיזציה, קבצי HTML, CSS, PSD – בהתאם לצרכי החברה
- הטמעה של הסטנדרט בקרב צוות הפיתוח, באמצעות הדרכות מסודרות, וכתיבת מסמך הנחיות והגדרות מפורט (UI Style Guide) ליישום הסטנדרטים, בכל פיתוח והטמעה של מערכות חדשות
אמנם ביצוע מהלך מקיף וכולל של סטנדרטיזציה אינו תהליך פשוט, אך תרומתו הרבה לחברה, מוצאת את ביטויה במספר מישורים:- ייעול תהליכי עבודה
- צמצום זמני הדרכות עובדים
- מניעת שגיאות הנובעות מתפעול מערכות שונות
- הפחתת העומס הקוגניטיבי ורמות התסכול של העובדים
- חיזוק המותג והזהות התאגידית (Corporate Identity) בקרב עובדי החברה, ובקרב לקוחותיה וספקיה
- חסכון בזמני פיתוח והטמעה – עבודה בהתאם לסטנדרטים מוגדרים מראש
- הגברת יעילותן המסחרית של מערכות מקוונות
כל הזכויות במאמרים אלה שמורות לחברת TZUR – UX Design. אין להעתיק, לשכפל, לצטט או לעשות כל שימוש שהוא בתוכן המאמר, ללא אישור מפורש בכתב מחברת TZUR – UX Design
מחפשים חברת UX/UI מעולה?
אנו מומחי UX/UI למערכות מורכבות, אתרים ואפליקציות, שחיים ונושמים חווית משתמש כבר למעלה מ-20 שנים וזמינים לכל פרוייקט, אתגר או משימת UX/UI.
