מטרתו של תהליך הסטנדרטיזציה, היא להבטיח כי מערכות המידע בארגון מתנהגות ופועלות באופן עקבי ואחיד מנקודת מבטו של המשתמש. סטנדרטיזציה מתחילה בעקביות תפקודית ברמת המערכת הבודדת, ומסתיימת בעקביות תפקודית בסביבת העבודה כולה, הכוללת את כלל המערכות עמן המשתמש בא במגע.
בין אם מדובר במערכות פנים ארגוניות (המשמשות את עובדי החברה) ובין אם במערכות מקוונות (אליהן נחשפים לקוחות החברה, ספקים ומבקרים מזדמנים), חשוב להקפיד ולוודא כי המערכות הללו עובדות על פי סטנדרטים ועקרונות שהוגדרו מראש. הסטנדרטים הללו יבטיחו למשתמשים תהליך עקבי וברור במהלך האינטראקציה שלהם עם כל אחת מן המערכות הללו.
מהי סטנדרטיזציה?
סטנדרטיזציה היא הגדרת אופן שימוש (פונקציונאליות) ועיצוב (מראה גראפי) אחידים ועקביים לכל ממשקי מערכות המידע בחברה. תהליך ביצוע סטנדרטיזציה מתייחס לכלל המרכיבים הקשורים לאינטראקציה בין המשתמשים למערכות השונות. כך לדוגמה, תהליך סטנדרטיזציה בסיסי מתייחס להיבטים הבאים:
כלל המערכות הפנימיות בחברה, החל ממערכת ה- CRM וכלה ביישומים קטנים, יהיו שותפות לסטנדרט אחיד במידה זו או אחרת ובאופן דומה יתנהגו כלל המערכות המקוונות. ברור כי אין הכוונה שכל המערכות בארגון יהיו זהות מבחינה תפעולית, כי הרי לכל מערכת תפקיד משלה ומטרות ברורות. יחד עם זאת, ביצוע תהליך סטנדרטיזציה, המבוסס על חשיבה מעמיקה ומתודולוגית, יקבע את מידת התאימות והסטנדרטים בין המערכות הללו.
עד לאחרונה, משימת הסטנדרטיזציה נראתה קשה עד בלתי אפשרית, במיוחד כאשר חלק לא מבוטל מהמערכות בארגון הינן "מוצרי מדף" או מערכות מבוססות Mainframe שאינן גמישות לשינויים. אולם בשנים האחרונות, עקב ההכרה ההולכת וגוברת בחשיבותו של ממשק המשתמש ליעילותן של מערכות המידע, החלו חברות הענק כמו Siebel ו-SAP לעבור למערכות מבוססות WEB, אשר מטבען גמישות לשינויים בממשק המשתמש. יתרה מכך, בתקופה האחרונה, אנו עדים לפיתוחן של טכנולוגיות המאפשרות המרה של מסכי Mainframe למסכי Web מודרניים. שתי המגמות הללו, מאפשרות כיום לכל חברה להגיע לרמה גבוהה של סטנדרטיזציה הן מבחינה פונקציונאלית והן מבחינה וויזואלית.
כיצד מתחילים בתהליך של סטנדרטיזציה?
טרם הפנייה לחברה מקצועית לביצוע סטנדרטיזציה, ניתן להתחיל ביישומם של מספר עקרונות פשוטים, שאינם מצריכים ידע מקצועי נרחב:
ביצוע תהליך מקיף, שיטתי ומדויק של סטנדרטיזציה מחייב שיתוף של חברה מקצועית, בעלת מומחיות וניסיון קודם בביצוע תהליכים מסוג זה. חברה בעלת מומחיות מתאימה תספק לחברה:
אמנם ביצוע מהלך מקיף וכולל של סטנדרטיזציה אינו תהליך פשוט, אך תרומתו הרבה לחברה, מוצאת את ביטויה במספר מישורים:
מאמרים קשורים:
Assessing the Usability of a User Interface Standard - Useit.com
How to Develope an Effective GUI Standard - HumanFactors.com
ספרים קשורים (Amazon.com)
